Reglement

Reglement Winterhike


1. Deelnemer / loper:
Waar in het reglement wordt gesproken van “deelnemer/loper” wordt eveneens deelneemster/loopster bedoeld. Twee deelnemers, die samen de Winterhike lopen, vormen een koppel.

2. Aantal:
Het maximumaantal deelnemers bedraagt ca. 100 koppels. Tot aan het begin van de tocht is het bestuur van de Stichting Sir Edmund Hillary Stam gerechtigd van dit aantal af te wijken.

3. Deelname:
Deelname staat open voor leden van Scouting Nederland per twee personen (koppel).

Wanneer er tijdens de Hike door overmacht een troppel (=3-tal) ontstaat door uitval van een deelnemer en de hierop volgende aansluiting bij een ander koppel geldt het volgende:

  • Troppels kunnen de Winterhike niet winnen en niet meedingen voor de wissel pikhouweel.
  • Een troppel wordt wel beoordeeld voor punten maar er wordt geen certificaat verstrekt.

4. Inschrijving:
Zij die voor deelname in aanmerking willen komen, dienen zich in te schrijven.

Hiervoor gelden de volgende voorwaarden:

  • Aanmelding dient te geschieden met het online inschrijfformulier. Vermeld naam, adres, telefoonnummer, geboortedatum en aantal eerdere deelnames aan de Winterhike van beide koppelleden. Aanmelden betekent dat beide koppelleden zich verplichten tot betaling van het inschrijfgeld.
  • Na controle krijgt het koppel een inschrijfnummer toegewezen.
  • Na aanmelding krijg je een bevestiging dat je ingeschreven bent. Ong. 10 dagen voor de start van de Winterhike krijg wordt de startplaats, starttijd, deelname-categorie en het noodtelefoonnummer verstrekt.
  • Tijdens de start zal het koppel een telefoonnummer opgegeven wat de organisatie kan bellen in geval van nood (b.v. één van de ouders/verzorgers).

De volgende categorieën zijn van toepassing:

  • Junioren, minimumleeftijd 14 jaar
  • Senioren, minimumleeftijd 16 jaar en minimaal één eerdere deelname aan de Winterhike in de categorie Junioren
  • Veteranen, minimumleeftijd 18 jaar en minimaal één eerdere deelname aan de Winterhike in de categorie Senioren

Er kan afgeweken worden van de bovenstaande categorie toewijzing, de Hikeleiding beslist.

  • Één persoon betaalt het totaal verschuldigde deelname bedrag voor een koppel voor een vlotte administratieve afhandeling.
  • Niet deelnemen ontslaat de aangemelde personen niet van de verplichting tot betaling van het inschrijfgeld.

5. Annuleringsregeling
De volgende annuleringsregeling is van kracht:

  • Annuleren kan via het emailadres info@winterhike.nl
  • Als je je koppel afmeldt voor 1 december krijg je het gehele deelname bedrag terug.
  • Bij afmelden vanaf 1 december en voor 15 december krijg je de helft van het deelnamebedrag terug.
  • Vanaf 15 december krijg je geen geld meer terug!
  • Bij uitval van 1 persoon neem contact op met de Winterhike organisatie.

6. Route-aanduiding:
Bij de start krijgt elk koppel een startkaart en routeboekje plus opdrachten voor die dag. Er kunnen verschillende routeboekjes voor een categorie bestaan en daarom dient elk koppel zelfstandig zijn route te bepalen aan de hand van het verstrekte routeboekje.

7. Posten:
Langs de route is een aantal posten aangebracht. Elk koppel dient de startkaart bij de postcoördinator aan te bieden. Op elke post is een vuilniszak aanwezig om afval in te deponeren. Laat geen afval achter op de route.

Op de posten dient men de aanwijzingen van de postbemaning\hike leiding ten allen tijde op te volgen.

8. Winterhike-regels:

  • Tijdens de Winterhike is het niet toegestaan om (huis)dieren van enerlei aard mee te nemen.
  • Alle verstrekte opdrachten en routes dienen zelfstandig uitgevoerd te worden.
  • Het is ten strengste verboden van enigerlei vervoermiddel gebruik te maken, anders dan in opdracht van de Winterhike-leiding.
  • De Winterhike dient gelopen te worden in scouting-uniform en met bepakking.
  • Het is niet toegestaan om vervoermiddelen voor de eigen bagage mee te nemen zoals bolderkarren enz.
  • Door de Winterhike-leiding wordt op het overnachtingspunt een tijd vastgesteld waarna het stil dient te zijn.

9. Voeding
Wat krijg je te eten tijdens de Winterhike?

  • De eerste dag moet je voor je eigen eten zorgen, onderweg krijg je iets warms te drinken en een warme versnapering op de centrale posten. Dit is geen vervanging voor een volledige maaltijd. Op het eindpunt bestaat de mogelijkheid om warme snacks te kopen.
  • De tweede dag zorgen wij voor het eten, je krijgt een ontbijt- en lunchpakket, koffie of thee. Een warme versnapering op de centrale posten en op het eindpunt een warme maaltijd als afsluiting van de Winterhike.
  • Speciale eetwensen kunnen in het opmerkingen veld tijdens de inschrijving vermeld worden.
  • Wanneer van de 1e 2 bullets wordt afgeweken wordt dat in de communicatie naar de deelnemers vermeld.

10. Diskwalificatie:
Elke deelnemer die op onreglementaire wijze de Winterhike en/of opdrachten tracht te volbrengen of volbracht heeft, of die een andere deelnemer daarbij behulpzaam is of is geweest, of die handelt in strijd met aanwijzingen of beslissingen van de Winterhike-leiding kan worden gediskwalificeerd als deelnemer of krijgt strafpunten.

11. Punten telling:

  • Van de gehele Winterhike moet een online blogboek gemaakt worden.
    • Het blogboek bestaat uit:
      • Voorstellen van het koppel
      • Verslag per dag/post van de Hike.
      • Schetsen maken\toevoegen die in het routeboekje genoemd worden
    • Voor de eerste dag kan er voor het blogboek maximaal 30 punten behaald worden.
    • Voor de tweede dag zijn er maximaal 20 punten te behalen. Voor het blogboek.
    • Het blogboek, de schetsen, opdrachten en alle bijkomende gegevens dienen online ingeleverd te worden.
    • De URL van het blogboek dient voor de start bij de organisatie bekend te zijn (aanleveren via info@winterhike.nl of schriftelijk bij de start locatie).
    • Het blogboek moet publiekelijk beschikbaar zijn, controleer hierop!
    • Alle opdrachten worden, elk koppel voor zich, in een eigen bericht/post uitgewerkt.
    • Het niet inleveren van een blogboek en/of opdrachten of het niet uitvoeren van de postopdrachten kan betekenen dat er de tweede dag niet gestart mag worden.
    • Het blogboek kan gebruikt worden voor publicatie in nieuwsartikelen of sociale media van de Winterhike
  • Het blogboek van de 1e dag wordt alleen in de uren tussen eindiging 1e dag en start 2e dag beoordeeld.
  • Het blogboek van de 2e dag wordt alleen in de uren tussen start 2e dag en 16:00 beoordeeld i.v.m. het tijdig starten van de prijsuitreiking om 16:30.
  • Aan het einde van beide dagen is uitwerktijd beschikbaar. Tijdens de tweede dag is de sluitingstijd voor inlevering van het blogboek 15.30. Omdat er uitwerktijd beschikbaar wordt gesteld, is het niet toegestaan om onderweg, voor het uitwerken van gegevens of iets dergelijks, gebruik te maken van een horecagelegenheid.
  • Per postonderdeel zijn er (in het algemeen) maximaal 10 punten te verdienen. Voor de meeneem opdracht onderweg maximaal 10 punten. Voor schetsen onderweg kunnen maximaal 10 punten per schets gehaald worden.
  • Het aan de Winterhike-leiding vragen naar de route of de positie op de route kan strafpunten tot gevolg hebben of uitsluiting van het behalen van het certificaat of de wisseltrofee.
  • Tijdsfactor: De koppels lopen op tijd, het te laat binnenkomen kan betekenen dat men strafpunten krijgt of uitgesloten wordt van het behalen van het certificaat of de wisseltrofee. Zorg dat je niet onnodig tijd verliest onder weg.
  • De uitslag zoals deze tijdens de prijsuitreiking op de 2e dag bekend wordt gemaakt is definitief. Over deze uitslag wordt niet gecorrespondeerd.

12. Prijzen/herinnering:

  • Alleen een koppel dat volgens dit reglement heeft deelgenomen kan in aanmerking komen voor de wisselpikhouweel.
  • Leden van een koppel dat minimaal 70,00 % van het maximaal te behalen aantal punten heeft behaald krijgen, mits deelgenomen volgens dit reglement, een certificaat uitgereikt.
  • Deelnemers krijgen, mits deelgenomen volgens dit reglement, een herinneringsbadge uitgereikt.

13. Veiligheid:

  • Ieder koppel is verplicht, tijdens het lopen in het donker, minstens één brandende zaklamp mee te voeren.
  • Alleen lopen is om veiligheidsredenen niet toegestaan.
  • Deelnemers die besluiten de Winterhike vroegtijdig te verlaten moeten de Winterhike-leiding zo spoedig mogelijk hiervan op de hoogte stellen. In dat geval kan het noodtelefoonnummer gebruikt worden.
  • Het gebruik van vuurwerk\alcoholische drank\drugs hoort niet bij een Winterhike. De Winterhike-leiding zal hier tijdens de Winterhike op controleren. Op de overnachtinglocatie en op het eindpunt van de 2e dag zijn licht alcoholische dranken verkrijgbaar en hiervoor zijn de normale horecaregels voor het schenken van alcoholische dranken van toepassing.
  • De zichtbaarheid van de deelnemers is, zeker in de avonduren, belangrijk. Daarom is iedereen verplicht om met een reflecterende band te lopen welke door de organisatie verstrekt wordt. De band dient goed zichtbaar gedragen te worden, liefst om het rechter enkel. De banden worden bij de start verstrekt tegen een borg. Op het eindpunt van de tweede dag wordt de borgsom, tegen inlevering van de armband, geretourneerd.

14. Privacy

  • Inschrijf gegevens worden na afloop van de Winterhike binnen 14 dagen verwijderd uit de inschrijvingen database.
  • Een uitzondering op de 1e bullet betreft gegevens die nodig zijn voor openstaande punten. B.v. email adres van de winnaars van de wisseltrofee, gegevens van wanbetalers. Deze gegevens worden verwijderd nadat het betreffende punt is afgehandeld.
  • Tijdens de Winterhike worden er door een fotograaf foto’s gemaakt voor publicatie op onze site en sociale media. Bij inschrijving aan de Hike wordt er door de deelnemers impliciet toestemming gegeven voor publicatie.
  • Het blogboek kan gebruikt worden voor publicatie in nieuwsartikelen of sociale media van de Winterhike.

15. Uitsluiting van aansprakelijkheid:

  • Iedere deelnemer loopt voor eigen risico.
  • De Winterhike-leiding aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor ongevallen die de deelnemer voorafgaand, tijdens of na afloop van de tocht zouden overkomen.
  • De Winterhike-leiding aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor materiële of immateriële schade aan of vermissing en diefstal van goederen die de deelnemer voorafgaande aan, tijdens of na afloop van de tocht in zijn bezit heeft.

15. Slotartikel:
In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur van de Stichting Sir Edmund Hillary Stam.

Reglement vastgesteld door de Sir Edmund Hillary Stam oktober 2023 v10